Explicații pe înțelesul tuturor pentru termenii contabili românești, dedicate antreprenorilor fără pregătire contabilă.
Amortizare
Repartizarea costului unui bun de folosință îndelungată (utilaj, mașină, software) pe durata lui de viață, ca o cheltuială lunară, în loc de a-l trece integral pe cheltuieli la cumpărare.
Balanță de verificare
Raport lunar care listează toate conturile, cu totalurile și soldurile lor. Dovedește că evidența „se închide” (debitele egalează creditele) și este punctul de plecare pentru declarații și situații financiare.
Bon de consum
Documentul prin care se scot materiale din stoc pentru uz intern — de exemplu materii prime date în producție sau consumabile folosite la birou.
Cartea mare
Registrul general: colecția fișelor tuturor conturilor. Arată, pe fiecare cont, rulajele și soldurile lunare și stă la baza balanței de verificare.
D406 / SAF-T
Fișierul standard de audit fiscal: un export amplu, standardizat, al întregii contabilități, transmis periodic la ANAF. Se generează din evidența contabilă, nu se completează manual.
Declarația D394
Declarație informativă cu toate cumpărările și vânzările interne între firme românești plătitoare de TVA. ANAF o încrucișează cu declarațiile partenerilor tăi de afaceri.
Decont de TVA (D300)
Declarația periodică de TVA. Sumarizează TVA colectată din vânzări și TVA deductibilă din cumpărări; diferența este suma de plată sau de recuperat.
Dividend
Partea din profitul net distribuită asociaților firmei. Se poate distribui doar din profit real și este supusă impozitului pe dividende.
e-Factura
Sistemul obligatoriu de facturare electronică din România. Facturile între firme se transmit ca XML prin platforma SPV a ANAF; versiunea înregistrată acolo este factura valabilă legal.
e-Transport
Sistemul ANAF de declarare a transporturilor rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat (și a transporturilor internaționale). Codul UIT trebuie obținut înainte de începerea transportului.
Exercițiu financiar
Anul contabil al firmei — de regulă anul calendaristic. Situațiile financiare anuale și închiderea de an se referă la un exercițiu financiar.
Extras de cont
Documentul emis de bancă cu toate încasările și plățile din contul firmei. În contabilitate, fiecare linie din extras se potrivește cu o factură, o plată sau alt document.
Fișă de cont
Situația unui singur cont: toate debitările și creditările înregistrate în el și soldul curent. Utilă, de exemplu, ca să vezi cât mai are de plătit un anumit client.
Fișă de magazie
Fișa de stoc ținută pentru fiecare produs dintr-o gestiune: fiecare intrare și ieșire, cu stocul curent. Permite verificarea stocului faptic față de scripte.
Gestiune
O unitate de stoc aflată în răspunderea cuiva — un depozit, un magazin, o mașină. Documentele de stoc (NIR, bonuri de consum, transferuri) aparțin întotdeauna unei gestiuni.
Imobilizare
Un bun pe care firma îl păstrează și îl folosește mai mult de un an — clădiri, utilaje, vehicule, licențe. Peste un prag valoric trebuie amortizat, nu trecut direct pe cheltuieli.
Impozit micro vs. impozit pe profit
Cele două regimuri principale de impozitare a firmelor: microîntreprinderile plătesc un procent mic din venituri, iar regimul standard plătește 16% din profit. Regimul aplicabil depinde de venituri și de alte condiții.
Jurnal de vânzări / cumpărări
Jurnalele de TVA: liste cronologice cu toate facturile de vânzare și toate facturile de cumpărare, cu TVA-ul aferent. Sunt sursa decontului de TVA (D300).
NIR (Notă de intrare-recepție)
Documentul de recepție întocmit când sosește marfă de la furnizor. Confirmă cantitățile și prețurile și introduce bunurile în evidența de stoc.
Notă contabilă
Înregistrarea contabilă a unei singure operațiuni: ce conturi se debitează și se creditează, cu ce sumă și de ce. Orice factură, chitanță sau stat de plată devine una sau mai multe note contabile.
Perioadă fiscală
Intervalul pentru care se calculează și se declară un impozit — lunar sau trimestrial pentru TVA, trimestrial pentru impozitul micro etc. Termenele sunt de obicei pe 25 ale lunii următoare.
PFA vs. SRL
Cele mai frecvente forme de organizare: PFA (persoană fizică autorizată) este un operator economic înregistrat la ONRC, cu CIF propriu, dar fără personalitate juridică (OUG 44/2008) — mai simplu, dar titularul răspunde cu averea personală; SRL este o societate cu răspundere limitată (persoană juridică separată, răspundere limitată, mai multă birocrație).
Plafon micro
Plafonul de venituri până la care o firmă poate rămâne în regimul de microîntreprindere. Dacă îl depășești, treci la impozit pe profit din acel moment.
Provizioane
Sume puse deoparte pentru pierderi sau obligații viitoare probabile — de exemplu un client care probabil nu va plăti sau un proces în derulare. Reduc profitul înainte ca pierderea să se producă efectiv.
Registru inventar
Registrul obligatoriu în care se consemnează rezultatele inventarierii anuale: tot ce deține și tot ce datorează firma, verificat și evaluat la finalul exercițiului financiar.
Registrul-jurnal
Registrul obligatoriu, cronologic, al tuturor înregistrărilor contabile, în ordinea în care au avut loc. Este unul dintre registrele contabile oficiale cerute de lege.
Revisal / REGES
Registrul electronic de evidență a salariaților, raportat la Inspecția Muncii. Orice angajare, modificare de contract sau încetare trebuie înregistrată acolo în termenele legale.
SPV (Spațiul Privat Virtual)
Spațiul online privat al firmei tale la ANAF. Acolo sosesc declarațiile, deciziile de impunere, mesajele e-Factura și alte comunicări oficiale.
Storno
Modul corect de a corecta o înregistrare greșită: în loc să modifici nota greșită, înregistrezi o notă inversă care o anulează. Notele validate nu se modifică niciodată — corecțiile se fac doar prin storno.
TVA la încasare
Sistem de TVA în care datorezi TVA statului doar când clientul te plătește efectiv, nu la emiterea facturii. Este opțional și condiționat de un plafon de cifră de afaceri.