OCR cu triaj, nu cu încredere oarbă
Documentele scanate trec prin OCR, iar rezultatul e triat după nivelul de încredere. Ce depășește pragul se acceptă automat; restul intră într-o coadă de verificare umană.
Asta e diferența dintre OCR util și OCR periculos: un sistem care acceptă tot îți umple contabilitatea cu sume citite greșit, iar unul care nu acceptă nimic nu economisește nimănui timp.
Termenul de păstrare, urmărit ca dată
Fiecare document are un termen legal de păstrare. Când se apropie sau trece de el, ajunge într-o coadă de revizuire unde un administrator decide: prelungire, suspendare pentru litigiu sau ștergere.
Deliberat nu există ștergere automată. Un document poate fi peste termenul fiscal și totuși necesar într-un litigiu în curs — o decizie pe care un cron nu o poate lua.
Legat de documentele care îl explică
Un document nu stă singur: e atașat facturii, contractului sau partenerului la care se referă. Căutarea îl găsește după conținut, nu doar după numele fișierului.
Ce e important de știut
O arhivă are două feluri de a greși: să șteargă ce trebuia păstrat și să păstreze la nesfârșit ce trebuia șters. A doua pare inofensivă, dar sub GDPR este tot o încălcare — de aceea termenul e o dată urmărită, nu o intenție.